러닝클로버, 교육 행정 7대 업무 전 구간 통합 공수 분석 보고서 발표

B2G·대학 행정 DX의 실질적 해법 입증

118시간에 달하던 반복 수기 노동, 플랫폼 도입 후 단 13.9시간으로 압축

멘토링일지 관리 95.8%, 증명서 발급 92.6% 등 고질적 행정 병목 구간 해소

대한민국 대학 산학협력단과 공공기관, 정부 위탁 교육운영사 담당자들의 고질적인 통증이었던 ‘아날로그식 서류 행정 노동’을 인공지능과 클라우드 기술로 완벽히 해결한 실증적 연구 성과가 공개됐다.

에듀테크 및 행정 자동화 Vertical SaaS 솔루션 ‘런클(Learncle)’을 개발·운영하는 (주)러닝클로버(대표이사 황은기)는 실제 교육 현장의 검증된 데이터를 바탕으로 분석한 ‘7대 업무 통합 공수 분석 보고서’를 공식 발표했다. 최종 합의를 거쳐 확정된 이 보고서에 따르면, 기존 수기 방식으로 진행되던 교육·행사 행정 업무에 런클 플랫폼을 도입한 결과, 전체 행정 공수의 88.2%가 혁신적으로 단축되는 효율화 성과를 거뒀다.

▲ 118시간의 무거운 반복 노동, 단 13.9시간의 ‘스마트 행정’으로 탈바꿈

그동안 대학교 비교과 프로그램이나 정부 지자체 위탁 교육, 스타트업 경진대회 등을 운영하는 실무자들은 시스템의 부재로 인해 극심한 행정 피로도를 호소해 왔다. 명단을 수기로 취합하고, 메일 첨부파일을 일일이 로컬 폴더에 분류하며, 엑셀 취합과 개인 메신저를 통한 독촉 전송 등 디지털 전환(DX)이 전무한 아날로그식 구조적 병목에 갇혀 있었기 때문이다.
보고서는 인원 모집, 연락 관리, 서류 제출, 멘토링일지 관리, 심사 업무, 설문조사 운영, 증명서류 발급에 이르는 교육 행정의 대표적인 7대 영역을 지정하여 플랫폼 도입 전후의 소요 시간을 정밀하게 추적했다.
보수적인 산정 기준을 적용했음에도 불구하고 기존 수작업 시 총 7,079.5분(약 118시간)에 달하던 행정 공수가 런클 플랫폼 도입 이후 단 833분(약 13.9시간)으로 대폭 압축됐다. 담당자 1인 기준 약 15근무일 동안 매달려야 했던 반복 행정 노동을 단 1.7근무일 수준으로 줄인 결과다. 일 8시간 근무 기준으로 무려 13일 이상의 근무 공수를 절감해 낸 셈이다.

▲ 고질적 병목이었던 ‘멘토링일지’와 ‘설문조사’ 부문에서 효율 극대화
7대 업무 중 가장 극적인 절감률을 기록한 분야는 단연 멘토링일지 작성 관리 영역이다. 기존에는 멘토들이 메일로 보낸 파일을 다운로드해 파일명을 변경하고, 다단계 폴더로 분류한 뒤 운영 대장에 수기로 적는 데만 165건 기준 총 1,442.5분이 소요됐다. 런클 도입 후에는 플랫폼 직접 업로드 방식을 통해 인물·팀·차수별 DB 자동 매핑이 이뤄지며 수집 및 분류 공수가 완전히 소멸(100% 자동화)됐다. 주 1회 이상 진행되던 미제출자 개별 연락 공수 또한 원클릭 알림톡 SMS 일괄 발송으로 대체되며 소요 시간이 총 60분으로 압축, 무려 95.8%의 절감률을 기록했다. 실무자 기준으로 약 3일간의 불필요한 노동이 완전히 사라진 셈이다.
가장 많은 시간이 들었던 설문조사 운영 영역 역시 기존 1,770분에서 175분으로 줄어들며 1,595분의 행정 소요를 덜어냈다. AI 기반 문항 자동 생성 기술과 sLLM 기반의 주관식 의견 키워드 자동 태깅 기술이 적용된 덕분이다. 실시간 미응답자 자동 추출 및 타겟팅 리마인드 기능을 통해 수작업으로 대상자를 분류하고 독촉하던 업무의 98.8%가 가볍게 자동화됐다.

▲ 현장 행사 당일의 병목 현상, 심사 마감 및 수료증 배포 즉시 해소

경진대회나 포럼 당일 주최 측을 가장 긴장하게 만들던 ‘심사 점수 취합 및 검증’ 프로세스도 대폭 개선됐다. 기존에는 심사위원 7명의 노트북에 USB로 발표 자료를 세팅하고, 수기 평가 표를 회수해 2인 이상의 담당자가 교차 검증하며 엑셀에 재입력하느라 약 170분의 극심한 현장 대기 병목이 발생하곤 했다. 런클은 기기 독립형 고유 QR 접속 시스템을 구축하여 위원들이 모바일이나 태블릿으로 입력하는 즉시 클라우드 서버에 실시간 집계되도록 구현했다. 최고·최저점을 제외하는 연산 공식까지 원클릭 토글로 해결하면서 현장 대기 비용을 사실상 소멸(170분에서 5분으로 단축)시켰다.
행사 종료 후 수백 장씩 발행해야 하는 수료증과 상장 발급 업무 또한 혁신을 맞이했다. 108장 기준 일일이 수기 타이핑과 파일 분할 저장을 거치며 704분이 걸리던 작업이, 엑셀 명단 자동 연동 및 전자 직인 일괄 날인 인프라를 통해 단 52분으로 단축됐다. 발행된 증명서는 교육생이 마이페이지에서 직접 자율 발급할 수 있어 개별 배포 공수까지 원천 차단했다.

▲ 휴먼 에러 원천 차단 및 데이터 신뢰성 확보, B2G 표준 모델 구축 목표
런클 플랫폼은 시간 단축을 넘어, 수기 행정 과정에서 빈번히 발생하는 약 7% 수준의 휴먼 에러(버전 혼선, 오기재, 미지급 누락 등)를 데이터 자동 적재 방식을 통해 구조적으로 원천 차단했다는 점에서 공공 행정의 신뢰도를 한 단계 끌어올렸다는 평가를 받는다.
러닝클로버 황은기 대표이사는 “이번에 검증된 88.2%의 행정 효율화 수치는 런클이 일반적인 편의 도구를 넘어서 B2G 공공기관과 대학 산학협력단의 행정 규격과 정산 표준을 관통하는 필수 Vertical SaaS임을 증명하는 것”이라며 강력한 자부심을 피력했다. 이어 황 대표는 “절감된 104시간의 공수는 운영진이 행정 서류 처리에서 벗어나 교육생들의 역량 강화 모니터링 및 본질적인 사업 가치 창출에 오롯이 재투자될 것”이라며, “이번 실증 분석 보고서의 수치들을 기반으로 전국 대학 및 지자체 바이어들에게 런클만의 독보적인 행정 DX 표준 모델을 적극 확산시키겠다”고 포부를 밝혔다.
2024년 법인 설립 이후 비즈니스 모델(BM) 경진대회 산업통상자원부 장관상 수상, 본사의 세종특별자치시 이전 등을 거치며 탄탄한 공신력을 다져온 주식회사 러닝클로버는, 이번 7대 업무 공수 분석 데이터와 핵심 아키텍처를 자산화하여 기술적 해자를 더욱 공고히 할 예정이다.